Kostenlose Zeiterfassung: fünf ehrliche Gratis-Optionen
Für die Zeiterfassungspflicht muss kein Betrieb zwingend Geld ausgeben – wenn er klein genug ist und die Grenzen der Gratis-Tarife kennt. Fünf Angebote sind dauerhaft kostenlos und seriös; wir ordnen ein, für wen welches taugt.
Das Wichtigste in Kürze
- Dauerhaft kostenlos sind: askDANTE (voller Funktionsumfang bis 5 Nutzer), Clockify (bis 5 Nutzer), Shiftbase (bis 15 Nutzer), Clockodo Solo und timr Free (1 Nutzer, eine Funktion).
- Alle fünf erfüllen die gesetzliche Pflicht: Beginn, Ende und Pausen werden überprüfbar erfasst.
- Die Haken: Nutzer-Obergrenzen, reduzierter Funktionsumfang — und bei Clockify liegen die Daten im Free-Tarif auf globalen Servern.
- Ab etwa 5 Mitarbeitern rechnen sich Bezahltarife ab 1,50–4 €/Nutzer fast immer.
Welche Zeiterfassung ist dauerhaft kostenlos?
Tabelle lässt sich seitlich wischen.
| Tool | Gratis-Grenze | Funktionsumfang im Free-Tarif | Serverstandort |
|---|---|---|---|
| askDANTE Enterprise FREE | bis 5 Nutzer | voller Funktionsumfang inkl. Projektzeiten, Schichtsysteme | Deutschland |
| Clockify Free | bis 5 Nutzer | unbegrenzte Zeiterfassung, Berichte, Apps; kein Urlaub/Kiosk | global (EU erst ab Pro) |
| Shiftbase Free (Kurzcheck) | bis 15 Nutzer | Basis-Dienstplanung + Zeiterfassung, Apps | Europa |
| Clockodo Free | 1 Nutzer (Solo) | fast alle Pro-Funktionen | Deutschland |
| timr Free | 1 Nutzer | eine Funktion: Arbeitszeit ODER Projektzeit ODER Fahrtenbuch | Deutschland |
Konditionen laut offiziellen Anbieter-Preisseiten, Stand 13.08.2026, ohne Gewähr.
Unsere Einordnung
Bester Gratis-Tarif für Teams: askDANTE Enterprise FREE
Voller Funktionsumfang, deutsches Rechenzentrum, bis 5 Nutzer – das ist de facto eine Vollversion zum Nulltarif und unser Kostenlos-Tipp. Einzige echte Grenze: Ab dem sechsten Mitarbeiter wird der Bezahltarif fällig (4,50 €/Nutzer). Zum askDANTE-Check →
Größte Gratis-Reichweite: Shiftbase Free
15 Nutzer kostenlos schafft sonst niemand – ideal für Schichtbetriebe, die erst einmal digital planen und stempeln wollen. Dafür bleibt der Funktionsumfang Basis: Wer Schichttausch, Budgets oder DATEV will, landet in den Bezahltarifen (ab 4 €/Nutzer). Zum Kurzcheck →
International stark: Clockify Free
Unbegrenzte Zeiterfassung, alle Apps, solide Berichte – aber im Free-Tarif liegen die Daten auf globalen Servern des US-Anbieters CAKE.com; die EU-Datenregion (Deutschland) gibt es erst im Pro-Tarif. Für datenschutzbewusste deutsche Betriebe ist das die relevante Einschränkung. Zum Clockify-Check →
Für Solo-Selbstständige: Clockodo Free und timr Free
Clockodo Free bietet Einzelkämpfern fast den vollen Pro-Umfang auf deutschen Servern – die eleganteste Solo-Lösung. timr Free beschränkt auf eine Funktion, ist aber die einzige Gratis-Option mit elektronischem Fahrtenbuch.
Wann Gratis die falsche Sparsamkeit ist
Sobald Stundenkonto-Auswertungen, Urlaubs-Workflows oder der DATEV-Export zur Handarbeit werden, kostet „kostenlos" real Arbeitszeit. Faustregel: Ab etwa 5 Mitarbeitern rechnen sich Bezahltarife ab 1,50–4 €/Nutzer (Crewmeister, Clockodo) fast immer – eine gesparte Bürostunde im Monat zahlt das ganze Team-Abo.
Und die Excel-Vorlage?
Rechtlich derzeit zulässig, praktisch die schwächste Gratis-Option: kein automatisches Stundenkonto, keine Pausenprüfung, keine Erinnerung, fehleranfällig. Wann Excel trotzdem reicht – und unsere Vorlagen-Anleitung – steht im Ratgeber Excel & Stundenzettel.
Häufige Fragen
Gibt es komplett kostenlose Zeiterfassung ohne Nutzerlimit?
Nein, kein seriöser Anbieter bietet unbegrenzt kostenlose Team-Zeiterfassung. Die großzügigste Grenze hat Shiftbase (15 Nutzer), den größten Funktionsumfang askDANTE (bis 5 Nutzer).
Erfüllen die Gratis-Tarife die gesetzliche Pflicht?
Ja – alle fünf erfassen Beginn, Ende und Pausen überprüfbar. Das genügt den Anforderungen des BAG-Beschlusses (Details).
Womit starte ich, wenn ich bald wachsen will?
Mit einem Tool, dessen Bezahltarife dir auch gefallen: askDANTE (4,50 €) und Clockodo (4–8 €) wachsen nahtlos mit. Ein späterer Tool-Wechsel kostet mehr Nerven als ein paar Euro pro Monat.
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