Zeiterfassungspflicht 2026: Was heute gilt – und was kommt

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland keine Zukunftsmusik, sondern geltende Pflicht – seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Was viele Betriebe verwirrt: Ein ausformuliertes Gesetz dazu gibt es bis heute nicht, nur einen Referentenentwurf. Dieser Ratgeber ordnet, was jetzt gilt, welche Form erlaubt ist und worauf sich kleine Betriebe einstellen sollten. (Redaktioneller Beitrag, keine Rechtsberatung.)

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Zwei Entscheidungen tragen die heutige Pflicht:

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18, „CCOO"): Arbeitgeber müssen ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" einrichten, mit dem die gesamte Arbeitszeit gemessen wird – abgeleitet aus der Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie und der Arbeitszeitrichtlinie der EU.
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht leitet daraus für Deutschland ab: Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber bereits heute verpflichtet, ein System einzuführen und zu verwenden, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Entscheidungsgründe wurden am 03.12.2022 veröffentlicht.

Wichtig: Es genügt nicht, den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Erfassung anzubieten – die Arbeitszeit muss tatsächlich erfasst werden. Ziel ist die Kontrolle von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten.

Welche Form ist erlaubt?

Weder der BAG-Beschluss noch das Arbeitsschutzgesetz schreiben derzeit eine bestimmte Form vor. Zulässig sind also elektronische Systeme ebenso wie schriftliche Aufzeichnungen – entscheidend ist der Inhalt:

• Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten müssen festgehalten werden – die bloße Stundenzahl plus „30 Minuten Pause" reicht nicht.
• Die Erfassung darf an die Mitarbeiter delegiert werden; die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Die Aufzeichnungen müssen überprüfbar sein und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgelegt werden können.

Das Berliner Landesamt für Arbeitsschutz (LAGetSi) akzeptiert bis zur Neuregelung ausdrücklich auch ein einfaches Tabellen-Muster mit Kalendertag, Beginn, Ende, Pausen, Dauer und Bemerkung. Wie eine saubere Excel-Lösung aussieht – und wo ihre Grenzen liegen – zeigt unser Ratgeber Excel & Stundenzettel.

Für wen gilt die Pflicht?

Die Erfassungspflicht betrifft nach dem BAG grundsätzlich alle Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 BetrVG – in Betrieben jeder Größe. Eine Ausnahme macht die Rechtsprechung für leitende Angestellte (§ 5 Abs. 3 BetrVG). Auch Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Erfassung: Erfasst wird die Zeit, nicht das Vertrauen – die Lage der Arbeitszeit bleibt frei.

Ein Betriebsrat hat übrigens kein Initiativrecht zur Einführung der Zeiterfassung, aber ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Ausgestaltung des Systems.

Minijob und MiLoG: die strengere Sofort-Pflicht

Für zwei Gruppen gelten schon lange konkretere Regeln nach § 17 Mindestlohngesetz:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV) – ausgenommen Privathaushalte,
• Beschäftigte in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (u. a. Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Speditionen und Logistik, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft).

Hier müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufgezeichnet und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße gegen die MiLoG-Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Softwareseitig werben Tools wie edtime ausdrücklich mit MiLoG-konformer Dokumentation.

Was plant der Gesetzentwurf zur elektronischen Zeiterfassung?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat einen Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der die Rechtsprechung ins Gesetz überführen soll. Kernpunkte laut IHK-Zusammenfassung (Stand August 2026):

• Grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, Dokumentation grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung;
• Delegation an die Arbeitnehmer möglich, Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber;
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, befreit aber nicht von der Erfassung;
• Gestaffelte Übergangsfristen: größere Unternehmen sollen binnen eines Jahres umstellen, kleinere erhalten längere Fristen;
• Kleinstbetriebe sollen dauerhaft auch nicht-elektronisch dokumentieren dürfen;
• daneben Flexibilisierungen (u. a. wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit-Betrachtung), überwiegend tarifgebunden.

Die Pflicht praktisch umsetzen: drei Wege

Welches Tool passt, hängt an Dienstplan-Bedarf, Außeneinsatz und Projektabrechnung – unsere Übersicht: 15 Tools im großen Vergleich, Schnellweg: Tool-Finder.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe mit 3 Mitarbeitern?

Ja. Die Pflicht aus dem BAG-Beschluss kennt keine Untergrenze der Betriebsgröße. Nur leitende Angestellte sind ausgenommen. Der Gesetzentwurf plant für Kleinstbetriebe lediglich eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form.

Drohen aktuell Bußgelder, wenn ich nicht erfasse?

Die allgemeine Erfassungspflicht nach dem ArbSchG ist derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt; die Aufsichtsbehörde kann die Erfassung aber anordnen und die Missachtung einer vollziehbaren Anordnung ahnden. Anders bei MiLoG-Aufzeichnungspflichten (Minijob, § 2a-SchwarzArbG-Branchen) und § 16 Abs. 2 ArbZG: Dort sind Verstöße als Ordnungswidrigkeit bußgeldbewehrt. Verbindliche Auskunft gibt der Anwalt oder die zuständige Behörde – dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Muss auch bei Vertrauensarbeitszeit erfasst werden?

Ja. Vertrauensarbeitszeit regelt, wann gearbeitet wird – nicht, ob die Zeit erfasst wird. Auch der Referentenentwurf hält daran ausdrücklich fest.

Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG (Mehrarbeit) und § 17 MiLoG jeweils mindestens zwei Jahre. Software archiviert das automatisch; bei Papier braucht es ein geordnetes Ablagesystem.

Welches Tool erfüllt die Pflicht am günstigsten?

Dauerhaft kostenlos: askDANTE (bis 5 Nutzer, voller Funktionsumfang). Bezahlt: Crewmeister ab 1,50 € oder ZEP Clock ab 2 € pro Nutzer/Monat. Alle Optionen: kostenlose Zeiterfassung.