Projektzeiterfassung: Stunden buchen, Budgets halten, sauber abrechnen

Für Agenturen, IT-Dienstleister, Planungsbüros und Handwerker mit Auftragskalkulation ist die Frage nicht nur, wie lange gearbeitet wurde – sondern woran. Projektzeiterfassung beantwortet sie und liefert nebenbei die Daten, mit denen sich unrentable Aufträge erkennen lassen. Wir zeigen, welche Tools das für kleine Teams am besten können – und wie sich Projektzeiten mit der gesetzlichen Pflicht-Erfassung verbinden lassen.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung ist die Pflicht-Ebene: Beginn, Ende, Pausen – fürs Stundenkonto und die Aufsichtsbehörde. Projektzeiterfassung ist die Steuerungs-Ebene: dieselben Stunden, zugeordnet zu Kunde, Projekt und Tätigkeit – für Rechnung, Nachkalkulation und Budgetwarnung. Die wichtigste Kaufregel: Beide Ebenen gehören in ein Tool. Wer die Pflicht in System A und die Projekte in System B erfasst, erfasst doppelt – und eines von beiden stirbt nach drei Monaten.

Die Empfehlungen nach Einsatzfall

Kleine Dienstleister (2–15 Personen): Clockodo Pro

Clockodo Pro (8 €/Nutzer/Monat im Jahresabo) verbindet Pflicht-Erfassung, Stundenkonto und Projektzeiten mit Budgets – und übergibt die Stunden an Lexware Office, sevdesk oder bexio zur Abrechnung. Deutsche Server, faire Preise: unsere erste Wahl für die meisten kleinen Dienstleister.

Projektorganisationen mit Controlling-Anspruch: ZEP

ZEP Compact (ab 7 €) und Professional (ab 18 €) wachsen von der Projektzeiterfassung bis zu Projektplanung, Reisekosten und Umsatzauswertung – gedacht für Beratungen und Ingenieurbüros, die Projekte wirklich steuern wollen.

Agentur-Komplettpaket: MOCO

MOCO (Kurzcheck, ab 15 €/Nutzer) verzahnt Zeiterfassung mit Angeboten, Rechnungen und Projektcontrolling inklusive DATEV-Direktanbindung – wenn ohnehin ein Agentur-ERP gesucht wird, erspart es zwei weitere Tools.

Außendienst mit Fahrzeiten: timr

timr (8 €/Nutzer) bucht Projektzeiten und führt zusätzlich ein elektronisches Fahrtenbuch – für Kundendienst und Montage die effizienteste Kombination.

Reines Tracking ohne Pflicht-Anspruch: Toggl Track und Clockify

Toggl Track (Free/9 $) hat den besten Timer-Workflow mit 100+ Integrationen, Clockify (Free bis 5 Nutzer) das beste Gratis-Angebot – beide aber ohne deutsche Pflicht-Logik und Lohn-Schnittstellen. Als Ergänzung fürs Team-Tracking gut, als einziges System für deutsche Betriebe nur mit Vorsicht.

Projektzeiterfassung im Direktvergleich

Tabelle lässt sich seitlich wischen.

Alle Preise von den offiziellen Anbieter-Preisseiten, Stand 13.08.2026, ohne Gewähr.

Drei Regeln für die Praxis

1. Grob buchen schlägt genau schätzen: Drei bis fünf Tätigkeits-Kategorien pro Projekt reichen; Minuten-Genauigkeit über 20 Kategorien hält kein Team durch.
2. Budgets mit Warnschwelle anlegen: Bei 80 % Budgetverbrauch informiert das Tool – das Gespräch mit dem Kunden führt sich vor Projektende leichter als danach.
3. Monatliche Nachkalkulation: 30 Minuten pro Monat über die Projekt-Auswertung zeigen, welche Auftragsarten sich lohnen – der eigentliche Return der Projektzeiterfassung.

Häufige Fragen

Reicht ein Projekt-Tracker für die gesetzliche Pflicht?

Nur, wenn er auch Beginn, Ende und Pausen erfasst. Toggl Track und MOCO tun das nicht in der geforderten Form – Clockodo, ZEP, timr und Clockify (Kiosk) schon. Details zur Pflicht: Ratgeber.

Was kostet Projektzeiterfassung für ein 5-Personen-Team?

Clockodo Pro: 40 €/Monat, ZEP Compact: ab 35 €, timr: 40 € (jährlich 36 €), MOCO Core: 75 €, Clockify Standard: rund 27,45 $ (jährliche Zahlung). Stand 13.08.2026, netto bzw. USD, ohne Gewähr.

Sollten interne Zeiten auch auf Projekte gebucht werden?

Ja, auf ein Sammel-„Projekt" wie Verwaltung/Intern – sonst fehlt der Nenner für die Auslastungsquote, und die Projektstunden wirken künstlich hoch.