Zeiterfassung mit Excel und Stundenzettel: erlaubt – aber mit Grenzen
Papier-Stundenzettel und Excel-Tabellen sind die am weitesten verbreitete Zeiterfassung in deutschen Kleinbetrieben – und derzeit rechtlich zulässig. Dieser Ratgeber zeigt, wie eine Vorlage aussehen muss, damit sie die Pflicht erfüllt, wo die Methode an Grenzen stößt und wann der Wechsel zur Software rechnerisch fällig ist. (Keine Rechtsberatung.)
Das Wichtigste in Kürze
- Excel und Papier-Stundenzettel sind derzeit zulässig, wenn Beginn, Ende und Pausen mit Uhrzeiten dokumentiert werden.
- Behördlich akzeptiertes Muster (LAGetSi): Kalendertag, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen mit Lage, Dauer, Bemerkungen.
- Aufzeichnungen nach § 16 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre aufbewahren.
- Die Grenzen: kein automatisches Stundenkonto, keine Auswertung, fehleranfällig — ab 2–3 Mitarbeitern ist kostenlose Software die bessere Gratis-Option.
Ist Zeiterfassung mit Excel und Stundenzettel erlaubt?
Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) verlangt ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – er schreibt aber keine Form vor. Handschriftliche Stundenzettel und Tabellenkalkulationen erfüllen die Pflicht, wenn drei Bedingungen stimmen:
- Beginn, Ende und Pausen werden mit Uhrzeiten festgehalten – nicht nur die Tagessumme;
- die Aufzeichnung ist überprüfbar und kann der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden;
- bei Delegation an die Mitarbeiter kontrolliert der Arbeitgeber, dass tatsächlich erfasst wird.
Zwei Sonderpflichten bestehen zusätzlich: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen (zwei Jahre aufbewahren). Für Minijobber und die Branchen des § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen – auch das geht auf Papier, muss aber diszipliniert passieren.
Blick nach vorn
Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sieht eine grundsätzlich elektronische Erfassung vor – mit dauerhafter Ausnahme nur für Kleinstbetriebe. Beschlossen ist nichts; wer aber ohnehin neu startet, startet sinnvollerweise gleich elektronisch. Kostenlos geht das auch: fünf Gratis-Optionen.
Wie muss eine Stundenzettel-Vorlage aussehen?
Das Berliner Landesamt für Arbeitsschutz (LAGetSi) hat ein Muster veröffentlicht, das bis zur Neuregelung ausdrücklich als Arbeitszeitnachweis akzeptiert wird. Die Struktur:
| Kalendertag | Arbeitsbeginn | Arbeitsende | Pause | Dauer | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.02. | 08:00 Uhr | 16:30 Uhr | 30 Min. (12:00–12:30) | 8 Std. | |
| 02.02. | 08:15 Uhr | 17:00 Uhr | 45 Min. (12:00–12:30; 15:00–15:15) | 8 Std. | |
| 03.02. | – | – | – | 8 Std. | Urlaub |
| 04.02. | – | – | – | 8 Std. | krank |
Wichtig sind die Uhrzeiten der Pausen, nicht nur ihre Dauer – genau daran scheitern viele selbstgebaute Vorlagen. Pro Mitarbeiter und Monat ein Blatt, vom Mitarbeiter ausgefüllt, vom Arbeitgeber gegengezeichnet, zwei Jahre aufbewahrt: Das ist die Minimallösung.
Wer die Tabelle in Excel nachbaut, ergänzt sinnvollerweise Formeln für die Tagesdauer (Ende − Beginn − Pausen) und eine Monatssumme – mehr Automatisierung ist mit vertretbarem Aufwand nicht drin.
Die ehrlichen Grenzen von Excel und Papier
- Kein Stundenkonto: Über-/Minusstunden gegen Sollstunden musst du selbst rechnen – jeden Monat, für jeden Mitarbeiter.
- Kein Erinnern, kein Echtzeitbild: Nachgetragene Zeiten am Monatsende sind Schätzwerte; genau das soll die Erfassung verhindern.
- Fehleranfällig und manipulierbar: Formelfehler und stille Korrekturen fallen niemandem auf.
- Urlaubsverwaltung fehlt: Resturlaub, Anträge, Krankmeldungen brauchen ein zweites System.
- Lohnabrechnung per Abtippen: Das Lohnbüro überträgt die Werte von Hand – jede Übertragung eine Fehlerquelle.
Wann lohnt sich der Umstieg auf Software?
Die Alternative kostet zwischen 0 und 4 € pro Nutzer und Monat: askDANTE ist bis 5 Nutzer komplett kostenlos, Crewmeister startet bei 1,50 €, ZEP Clock bei 2 €, Clockodo bei 4 € (Stand 13.08.2026, ohne Gewähr). Rechnet man nur eine Stunde monatliche Verwaltungsarbeit gegen, die Stundenkonto-Pflege und Lohn-Übertragung kosten, liegt der Break-even schon bei zwei bis drei Mitarbeitern. Excel bleibt sinnvoll für: Solo-Selbstständige ohne Team und als Übergangslösung bis zur Tool-Entscheidung.
In 5 Fragen zum passenden Tool
Häufige Fragen
Reicht ein Stundenzettel, den der Mitarbeiter selbst führt?
Ja, die Delegation ist zulässig – die Verantwortung für die richtige und tatsächliche Aufzeichnung bleibt aber beim Arbeitgeber. Stichproben und Gegenzeichnung sind daher Pflichtprogramm.
Muss ich alte Stundenzettel aufheben?
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Lohnunterlagen gelten teils längere Fristen – im Zweifel den Steuerberater fragen.
Gibt es eine offizielle Vorlage zum Download?
Das LAGetSi-Muster (siehe Tabelle oben) ist der behördlich akzeptierte Standard; die Struktur lässt sich in fünf Minuten in Excel oder auf Papier nachbauen. Wichtig: Pausen mit Uhrzeiten, nicht nur als Summe.